Antes del evento
- Contratar la sede antes de pensar en la técnica. Un salón con techo bajo, sin puntos de rigging o con poca carga eléctrica limita todo lo demás. Pide una visita técnica antes de firmar. Hay una lista de preguntas en qué preguntarle al recinto.
- Diseñar el contenido antes de conocer la pantalla. Una presentación en 16:9 sobre un muro que no es 16:9 se deforma. Pide la resolución exacta del muro antes de que tu agencia empiece. Lo explicamos en cómo elegir una pantalla LED.
- Contratar cada disciplina por separado sin un responsable. El audio, el video y la luz dependen unos de otros. Si nadie coordina, los fallos aparecen en las uniones. Una dirección técnica única lo resuelve.
- No tener escaleta. Sin un guion minuto a minuto, cada cambio se improvisa: música que no entra, videos que no arrancan, ponentes que no saben cuándo subir.
- Calcular el montaje con optimismo. Los recintos tienen horarios de carga estrictos. Si el montaje real no cabe en la ventana del recinto, el ensayo es lo primero que se sacrifica.
El día del evento
- Hacer la prueba de sonido con el salón lleno. Se prueba antes de abrir puertas, con los micrófonos y ponentes reales.
- Un solo micrófono para todos. Cinco ponentes pasándose un inalámbrico generan silencios y ruidos. Un micrófono por persona en escena, más uno de respaldo.
- Presentaciones en USB en el último minuto. Una sala de ponentes donde se revisan y cargan con tiempo evita el «no abre» en pleno escenario.
- Olvidar a quien pregunta. Sin micrófono para el público, nadie —ni en sala ni en línea— escucha la pregunta.
En la transmisión y después
- Confiar en el wifi del recinto para transmitir. Se necesita una conexión dedicada y otra de respaldo. Ver streaming multicámara.
- Mandar al streaming la mezcla de la sala. Lo que suena bien en el salón suena mal en una computadora. La transmisión lleva su propia mezcla.
- No pedir los entregables. Grabaciones, fotos y métricas de conexión son lo que te permite medir el evento y reutilizar contenido. Acordarlos desde la propuesta.
La regla que evita casi todos
Un ensayo general con todas las señales conectadas. No por disciplina: todo a la vez, con la escaleta real, los ponentes reales —o sus sustitutos— y el equipo que operará el evento. Es la hora que más dinero ahorra de toda la producción.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el error más común al organizar un evento corporativo?
Contratar la sede y el contenido antes de revisar la parte técnica. La sede y la pantalla condicionan todo lo demás; una visita técnica temprana evita la mayoría de los problemas.
¿Hace falta un ensayo general?
Sí, siempre. Es el único momento en que audio, video, luces, ponentes y escaleta funcionan juntos antes de que llegue el público.
También te puede interesar
Checklist técnico para un evento corporativo, semana a semanaQué revisar ocho semanas antes, un mes antes, la semana del evento y el mismo día.Leer guía 
Qué preguntarle al recinto antes de contratarlo: 14 preguntas técnicasLas preguntas técnicas que hay que hacerle a un hotel o centro de convenciones antes de firmar.Leer guía Producción integralUna sola dirección técnica para todo el evento.Ver más