Checklist técnico para un evento corporativo, semana a semana

Ocho semanas antes

• Sede confirmada con visita técnica (techos, rigging, carga eléctrica, accesos).
• Formato definido: plenaria, salas, transmisión, show.
• Proveedor técnico elegido y propuesta aprobada.
• Fechas y horarios de montaje y desmontaje acordados con el recinto.

Cuatro semanas antes

• Resolución exacta de pantallas enviada a quien diseña el contenido.
• Primera escaleta con tiempos por bloque.
• Lista de ponentes con necesidades (micrófono, presentación, videos).
• Si se transmite: plataforma elegida y prueba de la conexión del recinto.
• Escenografía aprobada en render y en fabricación.

La semana del evento

• Presentaciones y videos finales recibidos y probados.
• Escaleta cerrada y compartida con todo el equipo.
• Plan de respaldo para lo crítico: micrófonos, reproducción, internet.
• Contactos de emergencia del recinto y de cada proveedor.

El día anterior y el mismo día

• Montaje terminado con tiempo para probar.
• Ensayo general con todas las señales conectadas.
• Prueba de sonido con los ponentes reales antes de abrir puertas.
• Prueba de transmisión completa, incluido el enlace de respaldo.
• Recorrido final: cables asegurados, salidas despejadas, escenario limpio.

Después

• Desmontaje en el horario del recinto.
• Entrega de grabaciones, fotos y métricas de la transmisión.
• Reunión de cierre: qué funcionó y qué cambiar la próxima vez.

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